外国人を採用する際、「どの在留資格なら働けるのか分からない」、「要件を満たしているはずなのに申請が不許可になった」と悩んでいませんか？
近年、人材不足の解消や組織の多様性確保を目的として、外国人雇用を検討する企業が増加しています。しかし、日本人を雇用する場合とは異なり、外国人雇用においては「出入国管理及び難民認定法（入管法）」に基づく「在留資格」の厳格なルールが存在します。
札幌市北区の小原行政書士事務所が外国人雇用・在留資格手続きに対応します。
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本記事では、企業が適法かつスムーズに外国人を雇用するために不可欠な「在留資格の基礎」について、基本概念から審査の裏側、各種手続きのルール、そして行政の管理権限に至るまでを体系的に解説します。
1. 在留資格・ビザの基本概念と就労ルール
外国人採用の第一歩は、言葉の定義と就労の前提ルールを正しく理解することから始まります。
「ビザ」と「在留資格」の決定的な違い
日常業務では「就労ビザ」という言葉がよく使われますが、日本の法制度上、「ビザ（査証）」と「在留資格」は明確に区別されています。 ビザは、海外にある日本大使館・領事館が発行する「日本への入国推薦状」であり、入国するための「鍵」の役割を果たします。一方、在留資格は、入国後に日本の出入国在留管理庁が付与するもので、日本に滞在し、どのような活動（就労など）ができるかを定める「滞在中の免許証」のようなものです。企業が雇用管理において常に意識し、確認すべきなのは後者の「在留資格」です。
2. 在留資格の種類一覧（就労可否別）
外国人が日本に滞在するために必要な「在留資格」は、法律（出入国管理及び難民認定法）により様々な種類が定められており、それぞれ日本で行うことができる活動の内容が決められています。就労（働くこと）ができるかどうかは、大きく以下の3つの区分に分けられます。
就労制限なし（身分や地位に基づく在留資格）
日本人の配偶者や、日本に永住する資格を持つ人などに与えられる在留資格です。活動の制限がないため、日本人と同様にどのような仕事にも就くことができます。他の就労ビザでは認められない工場でのライン作業や飲食店のホールスタッフといった、いわゆる単純労働の職種であっても問題なく雇用することができます。
- 該当する在留資格： 永住者、日本人の配偶者等、永住者の配偶者等、定住者
就労可能（定められた範囲内で就労できる在留資格）
日本で就労すること等を目的として付与される在留資格です。いわゆる「就労ビザ」と呼ばれるものがこれに当たります。注意点として、許可された在留資格の活動範囲内に限って就労することができ、それ以外の業務を行うことは法律で禁止されています。例えば「技術・人文知識・国際業務」の資格を持つ人が、接客や単純作業をメインに行うことはできません。
- 該当する在留資格： 外交、公用、教授、芸術、宗教、報道、高度専門職、経営・管理、法律・会計業務、医療、研究、教育、技術・人文知識・国際業務、企業内転勤、介護、興行、技能、特定技能、技能実習
- （※「特定活動」は、法務大臣が個々の外国人について特に指定する活動であり、ワーキング・ホリデーなど指定された内容によって就労が認められるものがあります。）
就労不可（原則として働くことができない在留資格）
日本での就学や観光、あるいは就労している家族との同居などを目的とする在留資格です。これらの資格のままでは原則として報酬を受ける活動（働くこと）はできません。ただし、「留学」や「家族滞在」の在留資格を持つ人が、出入国在留管理局から「資格外活動許可」を受けた場合には、週28時間以内といった制限の範囲内でアルバイトなどの就労が可能になります。
- 該当する在留資格： 文化活動、短期滞在、留学、研修、家族滞在
3. 在留資格審査の根幹ルール：なぜ不許可になるのか
「書類は揃っているのに不許可になった」というケースが起こる背景には、入管特有の審査の仕組みがあります。
審査における「広範な裁量権」
一般的な行政の許認可（例：建設業許可や飲食店営業許可など）は、法律で定められた要件を満たせば原則として許可が下りる「羈束（きそく）行為」に近い性質を持っています。しかし、在留資格の審査は異なります。外国人の入国・在留を認めるかどうかは国家の主権に関わる重大な事項であるため、法務大臣に**「広範な裁量権」**が認められています。つまり、形式的な要件をクリアしていても、諸般の事情（活動の真実性、企業の安定性など）を総合的に考慮した結果、不許可となる余地があるのです。
「在留資格該当性」と「基準適合性」
就労系の在留資格審査では、主に「在留資格該当性」と「基準適合性」という2つの視点から厳格に確認されます。
- 在留資格該当性：外国人が行おうとする活動が、法律で定められたその在留資格の「範囲」に入っているかどうかを判断します。例えば「技術・人文知識・国際業務」で、専門性のない単純なライン作業を行わせようとしても、該当性がないと判断されます。
- 基準適合性（上陸許可基準適合性）：該当すると認められた活動が、さらに省令等で定められた詳細な基準（学歴や実務経験、日本人と同等以上の報酬額など）を満たしているかを確認します。 これらは別個の要件であり、どちらか一方が欠けても許可は下りません。
在留期間はどのように決定されるか
在留資格には「5年」「3年」「1年」などの在留期間の区分がありますが、何年が付与されるかは申請者の希望通りにはなりません。法令上、在留期間は法務大臣の裁量判断によって決定されます。申請者の専門性や職務内容の適合性、受入れ企業側の事業規模や安定性などを総合して判断されるため、5年を希望して申請しても、結果として1年しか付与されないケースは実務上よく発生します。
※不許可リスクの判断は個別事情に大きく左右されます。事前確認が重要です。
4. 申請手続きの種類と運用上の基本ルール
手続きの名称の違いや審査期間、管轄のルールを正しく把握しておくことも、スムーズな雇用・入社調整のために必須です。
「認定（COE）」と「取得」等の違い
在留資格の手続きには、外国人の現在の状況に応じていくつかの種類があります。
- 在留資格認定証明書（COE）交付申請：主に海外にいる外国人を新たに日本へ呼び寄せるために、日本国内で事前に行う審査手続きです。
- 在留資格変更許可申請：すでに日本にいる外国人（留学生など）が、別の目的の在留資格（就労など）へ種類を切り替える手続きです。
- 在留資格取得許可申請：日本で出生した子どもなど、上陸手続きを経ずに日本に滞在することになった者が、新たに在留資格を取得するための手続きです。
所属機関カテゴリーとは
就労系の在留資格申請においては、受入れ企業をその規模や実績に応じて4つの「所属機関カテゴリー」に区分する制度があります。カテゴリー1や2（上場企業や一定規模以上の実績がある企業）であれば、信用力が高いとみなされ提出書類が一部省略されます。一方、カテゴリー3や4（中小企業や新設法人）の場合は、事業実態や安定性を示すための詳細な書類提出が求められます。
審査期間の目安と申請先の管轄
審査期間は、認定証明書交付申請や変更許可申請でおおむね1～3ヶ月程度、更新許可申請で2週間～2ヶ月程度が平均的な目安とされています。ただし、申請内容の複雑さや補正の有無、年度替わりなどの時期的な混雑により、これより長期化することも珍しくありません。 また、申請を提出する入管（管轄）にも厳格なルールがあります。国内にいる外国人を採用する場合（変更・更新等）は、原則として**「外国人の現在の居住地」**を管轄する地方出入国在留管理局へ申請する必要があります。例えば、北海道の企業が東京に住む留学生を採用する場合は、企業の所在地ではなく、原則として東京の入管が申請先となります。
変更申請中の就労制限
留学生を採用して在留資格変更許可申請を行っている間は、新しい職場での就労（フルタイム勤務など）は原則としてできません。申請中であっても、まだ新しい在留資格の許可が下りたわけではないため、許可通知を受け取る前に働き始めると資格外活動（不法就労）となるリスクがあります。
5. 在留資格申請の流れ（企業向け）
外国人を採用し、就労を開始するまでの基本的な申請の流れは以下の通りです。
１．採用内定と雇用契約の締結
採用が決まったら、外国人本人と雇用契約を結びます。万が一ビザの申請が不許可になった場合、不法就労となるリスクを避けるため、実務上は「適切な在留資格の取得」を効力発生の条件とする「停止条件付き雇用契約」を結ぶのが一般的です。
２．申請書類の準備
申請には、企業側で準備する書類（決算書、雇用契約書、採用理由書など）と、外国人本人が準備する書類（履歴書、大学等の卒業証明書、パスポートなど）があります。企業の規模（カテゴリー）や申請する在留資格の種類によって必要書類は異なります。
３．出入国在留管理局への申請
採用する外国人が現在どこに住んでいるかによって、手続きが異なります。
- 海外から呼び寄せる場合（在留資格認定証明書交付申請）： 企業が代理人として申請を行います。許可後、交付された証明書を海外の本人に送り、現地の日本大使館等で査証（ビザ）の発給を受けてから入国・就労となります。
- 国内の留学生等を採用する場合（在留資格変更許可申請）： 既に日本にいる外国人が、現在の在留資格から就労できる資格へ変更する申請を行います。
４．審査・許可・就労開始
入管による審査を経て許可されると、新しい在留カードが交付され、正式に就労を開始することができます。なお、申請手続きは行政書士等の専門家に代行（申請取次）を依頼することも可能です。
6. 特殊な制度と行政の管理権限
最後に、留学生のアルバイトや一時帰国といった周辺制度と、入管庁が持つ強い管理権限について触れておきます。
留学生のアルバイトと「資格外活動許可」
「留学」や「家族滞在」の在留資格は原則として就労不可ですが、事前に入管から「資格外活動許可」を得ることで、例外的にアルバイト等が可能になります。ただし、この場合でも**「1週間に28時間以内」**という厳格な就労時間制限があります（学校が定める長期休業期間中は1日8時間以内まで緩和されます）。この時間を超過して働かせると、不法就労助長罪として企業側も処罰の対象となるおそれがあります。
一時出国時の「再入国許可」と「みなし再入国許可」
外国人従業員が一時帰国や海外出張をする場合、適切な手続きを踏まずに出国すると、現在の在留資格と在留期間が消滅してしまいます。これを防ぐためには、出国前に「再入国許可」を申請するか、出国審査時に「みなし再入国許可」を利用する必要があります。 「みなし再入国許可」は、出国から1年以内（または在留期限までの短い方）に再入国する場合に、事前の許可申請を不要とする便利な制度ですが、出国時に必ず専用のカードで意思表示を行う必要があります。1年を超える長期の出張や帰国が見込まれる場合は、事前に通常の「再入国許可申請」を入管で行わなければなりません。
出入国在留管理庁による「立入検査」とは
企業は、外国人の受入れ状況について、入管庁から「立入検査」を受ける可能性があります。これは入管法に基づく報告徴収等の権限であり、出入国審査官や入国警備官が事業所に立ち入り、帳簿書類や雇用契約書の提示を求めたり、就労環境の設備を確認したりすることができます。犯罪捜査ではありませんが、外国人が在留資格に適合する活動を適正に行っているかを確認するための重要な行政調査であるため、日頃からの適正な帳簿管理が求められます。
まとめ
在留資格制度は、外国人が日本で生活し、働くための根幹となるルールです。単なる申請手続きの枠組みにとどまらず、国家の裁量権が働く審査基準や、複雑な関連法令が網の目のように絡み合っています。
企業が外国人を適法かつ安定的に雇用するためには、これらの「在留資格の基礎」を正しく理解し、社内でのチェック体制や管理ルールを構築することが不可欠です。制度の全体像を把握した上で、自社での判断が難しい複雑なケースやリスクが懸念される事案については、必要に応じて行政書士等の専門家に相談しながら慎重に進めていきましょう。