日本の在留資格制度は複雑で、専門的な知識がなければ気づけないリスクが潜んでいます。
適切な管理ができていなければ、知らないうちに法令違反となり、企業側が責任を問われる可能性もあります。
当事務所では、こうした不安を解消するため、外国人従業員の雇用管理をサポートします。
「外国人を採用したが、入社後の手続きが分からない」「在留期限の管理に不安がある」「現場でのトラブルを未然に防ぎたい」――。 人手不足を背景に外国人雇用が進む一方で、日本人の雇用とは異なる複雑なルールやリスク管理に頭を悩ませる企業担当者様が増えています。
1. なぜ「外国人雇用管理」が必要なのか
日本人従業員の雇用管理といえば、主に労働基準法や社会保険の手続きが中心ですが、外国人従業員の場合はこれらに加え、入管法（出入国管理及び難民認定法）に基づく「在留資格」の管理が不可欠となります。
「採用して終わり」ではありません
外国人が日本で働くための許可（在留資格）には、有効期限や活動範囲の制限があります。採用時に適切なビザを持っていても、その後の更新手続きを忘れたり、許可された範囲外の業務に従事させた場合、不法就労に該当する可能性があり、結果として企業側が不法就労助長に関する責任を問われるおそれがあります。
そのため、採用後も在留資格の内容と実際の業務内容が適合しているかを継続的に確認することが重要です。
複雑化する制度とリスク
「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」、「技能実習」など、在留資格の種類によって就労できる業務や求められる支援内容は全く異なります。また、在留カードとマイナンバーカードの一体化など、制度は頻繁に改正されます。 これらを社内の担当者だけで完璧に把握・管理することは容易ではなく、専門的なサポート（管理体制）が必要とされる理由がここにあります。
2. 外国人雇用管理の3つの重要ポイント
企業が行うべき管理は、大きく分けて以下の3つのフェーズに分類されます。
① 外国人採用・受入前の対応（入口の管理）
在留資格該当性の事前診断
最も重要なスタートラインです。採用予定の外国人が持っている在留資格で、自社が任せたい業務ができるかを確認する必要があります。
• 在留カードの確認：偽造ではないか、就労制限がないかを確認します。
• 業務内容との照合：例えば、工場のライン作業や飲食店のホール業務は、専門的な在留資格（技術・人文知識・国際業務など）では原則認められません。不適合な業務での採用は不許可や違法就労に直結します。
外国人材の採用において、最も重要なのが「業務内容」と「在留資格」の適合性確認です。せっかく内定を出しても、本人の学歴・職歴と業務内容が法令の要件に合致していなければ、ビザは許可されず採用は白紙となります。
当事務所では、候補者の経歴と貴社の職務内容を照らし合わせ、適切な在留資格（「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」等）の判定や許可の可能性を精査します。また、国内採用か海外招聘かに応じた手続きの違いやリスクも整理します。法令違反やミスマッチを未然に防ぎ、スムーズな入社を実現するために、採用決定前の専門家による診断が有効です。
採用前コンサルティング（職務内容・雇用条件の整理）
外国人雇用を成功させるには、求人や内定を出す前の「適合性診断」が不可欠です。業務内容が在留資格の要件に合致しない場合、ビザが許可されず採用が白紙になるリスクがあります。
当事務所では、貴社の業務が「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」等のどの資格に該当するかを診断し、報酬などの雇用条件が法令基準（日本人と同等以上等）を満たしているかを整理します。募集段階から法的要件をクリアにすることで、ミスマッチやコンプライアンス違反のリスクを確実に回避します。
② 在職中の雇用管理・変更対応（継続の管理）
業務内容変更時の適法性チェック
配置転換や昇進等により外国人従業員の業務内容を変更する場合、現在の在留資格でその業務が可能かどうかの確認は必須です。在留資格は特定の「活動内容」に対して許可されており、許可された範囲外の業務に従事させることは不法就労（資格外活動）となるリスクがあります。
もし新しい業務が現行の資格の範囲外となる場合は、就労開始前に「在留資格変更許可申請」を行い、許可を得る必要があります。特に「技術・人文知識・国際業務」などでは、業務内容と本人の学歴・専攻との関連性が厳しく審査されます。
社内チェック体制の構築支援
外国人雇用において、最も基本的かつ重大なリスク管理が「在留期限」の把握です。
在留期間の更新手続き自体は外国人本人の責任で行われますが、在留期限を把握せずに就労を継続させた場合、結果として企業側が不法就労を助長したと評価されるおそれがあります。
そのため、企業としても在留期限を把握し、更新時期を管理する体制を整えておくことが重要です。
在留期限の管理を外国人本人のみに委ねる運用では、更新漏れなどのリスクを完全に防ぐことは困難です。
企業側でも在留カード情報を把握し、更新時期を確認する体制を整えておくことが、適切な雇用管理につながります。
当事務所では、在留カードの期限管理リストの作成や更新時期のアラート運用、配置転換時の資格確認フローなど、貴社の実情に合わせた社内チェック体制の構築を支援します。うっかりミスによる法令違反を未然に防ぎ、コンプライアンスを遵守した安定的な雇用環境の整備をサポートします。
③ 退職・契約終了時の対応
契約終了に伴う届出対応
外国人従業員との雇用契約が終了する際は、社内手続きに加え、行政への届出が法律で義務付けられています。
まず、全事業者が対象となるのがハローワークへの「外国人雇用状況の届出」です。離職日の翌月末日までに、当該外国人の氏名・在留資格等を届け出る必要があります。 さらに、「特定技能」外国人の場合、受入れ機関は出入国在留管理庁に対し、契約終了日から14日以内に「特定技能雇用契約の終了に係る届出」を行う義務があります。
当事務所では、特定技能外国人従業員の離職にあたっては、出入国在留管理庁への届出を行います。（ハローワークへの外国人雇用状況の届出については、社会保険労務士へご相談ください。）
外国人離職時の企業対応サポート
届出の遅延や不履行は罰則の対象となるだけでなく、企業のコンプライアンス評価に影響し、今後の外国人雇用に支障をきたす可能性があります。また、在留資格の種類によっては、本人による入管庁への届出が必要となる場合もあるため、制度内容を踏まえた適切な案内が求められます。
当事務所では、法令に基づく適切な届出の支援に加え、突然の退職申し出への対応や、在留資格上の扱いに関するアドバイスを行い、離職に伴う企業のコンプライアンスリスクを回避します。
3. 「外国人雇用管理サポート」の内容
当事務所では、単発のビザ申請代行だけでなく、企業の外国人雇用をトータルでサポートするサービスを提供しています。
主なサポート内容
| サポート項目 | 内容 |
| 在留資格該当性の事前診断 | 候補者の経歴と貴社の職務内容を照らし合わせ、適切な在留資格の判定や許可の可能性を精査します。 また、国内採用か海外招聘かに応じた手続きの違いやリスクも整理します。 |
| 採用前コンサルティング（職務内容・雇用条件の整理） | 貴社の業務が「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」等のどの資格に該当するかを診断し、報酬などの雇用条件が法令基準（日本人と同等以上等）を満たしているかを整理します。 |
| 申請手続・届出対応 | 「認定（呼び寄せ）」「変更」「更新」などの申請書類の作成・提出・届出を行います。オンライン申請も可能です。 |
| 理由書の作成 | 業務と学歴の関連性や雇用の必要性を論理的に説明する「理由書」を作成し、許可率を高めます。 |
| 期限管理のアラート | 従業員の在留期限を管理し、更新時期が近づいたら通知・案内を行います。 |
| 外国人離職時の企業対応サポート | 法令に基づく適切な届出の支援に加え、突然の退職申し出への対応や、在留資格上の扱いなど、トラブル発生時の対応助言を行います。 |
行政書士に依頼するメリット
• 適法性の確保：専門知識に基づいた判断により、法令違反や不許可のリスクを最小限に抑えられます。
• 業務効率化：複雑な書類作成や入管への出頭が不要になり、社内担当者は本来の業務に専念できます。
• 安心の採用活動：採用前にビザ取得の可能性を判断できるため、採用後のミスマッチや内定取り消しリスクを減らせます。
4. 登録支援機関サポート
「支援業務に集中できない…」そんな悩みに
特定技能外国人の受入れが進む中、登録支援機関には多くの期待が寄せられています。
しかしその一方で、「支援どころか書類対応に追われて本来の業務に集中できない…」という声も多く聞かれます。
登録支援機関には、在留資格の確認や支援計画書の作成、外国人本人との定期的な面談、生活面での支援など、非常に幅広い業務が求められています。
さらに、制度やガイドラインの変更にも都度対応が必要で、「現場対応＋制度運用」の両立に疲弊しているケースも少なくありません。
とくに小規模な登録支援機関では、事務処理を担うスタッフが限られており、すべてを自社でこなすのは限界があります。
こんな場面で行政書士が役立ちます
これらを当事務所が担うことで、登録支援機関は面談や生活支援といった“人に向き合う業務”に時間を割けるようになります。
登録支援機関の現場では、今まさに“助け”を必要としている方も多いはずです。
「うちでもお願いできるだろうか？」「こんな業務をお願いしたい」など、まずはお気軽にご相談ください。
当事務所では、現場の課題に応じた最適な支援体制をご提案します。
5. まとめ
外国人雇用は、企業にとって人材不足解消や多様性確保の大きなチャンスですが、同時に厳格な法的管理が求められる領域です。 「うっかり」による期限切れや法令違反が、企業の社会的信用を損なうことにもなりかねません。
当事務所では、入管業務の専門家である行政書士が、貴社の外国人雇用を「守り」と「攻め」の両面からサポートいたします。 初めて外国人を採用される企業様も、すでに多くの外国人を雇用されている企業様も、管理体制に不安があればぜひ一度ご相談ください。