海外から外国人を呼び寄せて雇用する場合、最初に行うべき最も重要な手続きが「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）」の交付申請です。
初めて外国人を雇用する企業担当者様や、手続きのアウトソーシングを検討されている方に向け、COEの基礎知識、申請フロー、そして専門家（行政書士）に依頼する判断基準について解説します。
1. 在留資格認定証明書（COE）とは
海外採用のスタートライン
「在留資格認定証明書（COE）」とは、日本に入国しようとする外国人が、日本の法律（入管法）で定められた「在留資格」の要件に適合していることを、日本入国前に法務省（出入国在留管理庁）が審査・証明する公的な文書です。
海外にいる外国人を新たに採用する場合、企業側が日本の地方出入国在留管理局に対してこの証明書の交付申請を行うのが一般的なスタートラインとなります。この証明書があることで、海外の日本大使館等での「査証（ビザ）」申請や、日本到着時の空港での「上陸審査」が円滑に進む仕組みになっています。
よくある誤解：「ビザ」と「在留資格」の違い
実務上、COEは「ビザ」と混同されがちですが、制度上の役割は明確に異なります。
• ビザ（査証）：海外にある日本の在外公館（大使館・領事館）が発行する「日本への入国推薦状」のようなもので、入国するための「鍵」の役割を果たします。
• 在留資格：入国後に日本国内で滞在・活動するための「法的な資格（ルール）」です。
• COE：ビザの発給申請や上陸審査の際に、「この人は在留資格の条件を満たしています」と事前に証明するための書類です。
つまり、COEを取得（入管）→ ビザを取得（大使館）→ 日本に入国 という流れになります。
2. 申請から入国までの具体的な流れ
海外にいる外国人を採用する場合、手続きは以下のステップで進みます。
1. COE交付申請 日本の受入れ企業（または行政書士等の代理人）が、管轄の地方出入国在留管理局に対して申請書類を提出します。
2. 審査・交付 入管による審査が行われます。問題がなければCOEが交付されます。
3. 海外の本人へ送付 交付されたCOE（原本または電子データ）を、海外にいる外国人本人へ送ります。
4. 査証（ビザ）申請 外国人本人が、居住国にある日本大使館・領事館にCOEを提示して、ビザの申請を行います。
5. 日本への入国 ビザが発給されたら、パスポートとCOEを持って日本へ入国します。空港での上陸審査を経て、在留カードが交付され、就労が可能になります。
審査期間の目安
申請から交付までの期間は、申請内容や時期によりますが、おおむね1～3か月程度かかることが一般的です。特に入社シーズンである4月に向けて申請が集中する時期などは、審査が長期化する傾向があります。採用スケジュールは余裕を持って組む必要があります。
3. 他の手続きとの違いとコスト
「変更」や「取得」との違い
COE交付申請は、主に海外にいる外国人を呼び寄せるための手続きです。 似た名称の手続きとの違いを整理しましょう。
• 在留資格認定証明書交付申請：海外からの新規入国が対象。
• 在留資格変更許可申請：すでに日本にいる留学生を新卒採用する場合など、現在の資格を別の資格に変える手続き。
• 在留資格取得許可申請：日本で出生した子供など、上陸手続きを経ずに日本に滞在することになった人が対象。
申請にかかる費用
企業が気になるコスト面ですが、海外から呼び寄せるための「在留資格認定証明書交付申請」には、原則として入管への申請手数料はかかりません。 （※変更申請や更新申請には4,000円等の収入印紙代がかかりますが、認定証明書自体は無料です。）
ただし、これは自社で申請する場合の話です。行政書士等の専門家に依頼する場合は、別途報酬が発生します。
4. 自社申請か、行政書士へ依頼か
2026年時点ではオンライン申請も普及しており、企業が自社で手続きを行う環境は整いつつあります。しかし、不許可リスクや業務負担を考慮し、外部委託を検討する企業も少なくありません。
自社申請（本人・企業対応）のメリット・デメリット
• メリット：専門家報酬がかからず、コストを抑えられます。また、社内事情を直接説明でき、ノウハウが蓄積されます。
• デメリット：
◦ 判断の難しさ：業務内容が在留資格に適合しているか、どの書類が必要かの判断が難しく、公式資料だけでは不十分な場合があります。
◦ 書類作成の負担：特に「技術・人文知識・国際業務」などでは、業務と学歴の関連性を説明する理由書の作成などが負担になります。
◦ 不許可リスク：書類に不備や説明不足があると、補正指示がなくそのまま不許可になる可能性があります。
行政書士に依頼するメリット・デメリット
• メリット：
◦ 申請取次：一定の研修を受けた「申請取次行政書士」であれば、企業に代わって書類作成・提出が可能です。
◦ 適合性の判断：業務内容と外国人の経歴を照らし合わせ、適切な在留資格の判断や立証資料の整理を行います。
◦ リスク軽減：不許可事例の知識に基づき、リスクを抑えた申請が可能です。
• デメリット：当然ながら一定の費用が発生します。また、最終的な許可権限は入管にあるため、100%の許可保証はできません。
オンライン申請の落とし穴
「オンラインだから簡単」と思われがちですが、審査基準や求められる立証資料は窓口申請と変わりません。入力ミスや添付漏れが不許可に直結することもあるため、オンライン利用時こそ制度理解が重要です。
5. 実務上の重要ポイント
有効期限に注意
交付されたCOEには有効期限があります。原則として交付後3か月以内に日本に入国しなければ、その効力を失います。入社日が決まっていても、入国が遅れるとCOEが無効になるため、渡航準備も含めたスケジュール管理が必須です。
不許可になった場合
万が一、申請が不許可になった場合でも、再申請（リカバリー）は可能です。ただし、一度不許可の記録が残るため、単なる書類の出し直しではなく、不許可理由を分析し、論理構成を一から練り直す必要があります。この段階から行政書士に依頼することも可能ですが、最初から依頼するよりも難易度が上がるケースがあります。
どのような時に専門家を使うべきか
以下のようなケースでは、行政書士への依頼が推奨されます。
• 過去に不許可になったことがある場合
• 業務内容と本人の学歴・職歴の関連性が分かりにくい場合
• 初めての外国人雇用で、制度理解に不安がある場合
• 本業が忙しく、書類作成や入管対応の時間を削減したい場合
まとめ
在留資格認定証明書（COE）は、外国人が日本で働くための第一歩となる重要な書類です。 手続き自体は無料であり、自社で行うことも可能ですが、「在留資格該当性（その仕事がビザの対象か）」や「基準適合性（本人の経歴が条件を満たすか）」の判断には専門知識が求められます。
不許可による採用計画の遅延を防ぎ、スムーズな入社を実現するために、自社のリソースとリスクを天秤にかけ、必要に応じて専門家の活用をご検討ください。外国人従業員を採用するお客様の在留資格申請手続きをサポートし、安心して外国人を雇用できる体制づくりを支援します。
当事務所では、
・採用ポジションに合った適正な在留資格の選定
・雇用契約内容の整備と説明資料の作成
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