日本に滞在している外国人を新たに採用する場合や、留学生を新卒で採用する場合、避けて通れないのが「在留資格変更許可申請」です。
「ビザの書き換え」と簡単に表現されることもありますが、実務上は新規の審査に近い厳格な要件確認が求められる重要な手続きです。
本記事では、在留資格変更申請の基礎知識、企業が注意すべきリスク、そして行政書士へ依頼するかどうかの判断基準について解説します。
1. 在留資格変更許可申請とは
概要と法的根拠
「在留資格変更許可申請」とは、すでに何らかの在留資格を持って日本に滞在している外国人が、現在の活動目的を変更して別の活動を行う場合に、法務大臣に対して行う申請手続きです（入管法第20条）。
外国人が日本で行うことができる活動は、許可された「在留資格」の範囲内に厳格に限定されています。そのため、就労内容が変わったり、留学生が社会人になったりする場合には、その新しい活動に合致した資格へ変更しなければなりません。
「認定証明書（COE）」や「更新」との違い
手続きの名称が似ているため混同されやすいですが、明確な違いがあります。
• 在留資格認定証明書交付申請（COE）：海外にいる外国人を新たに日本へ呼び寄せるための手続きです。
• 在留資格変更許可申請：すでに日本にいる外国人が、別の資格へ種類を変える手続きです。
• 在留期間更新許可申請：現在の資格や活動内容を変えず、滞在期限だけを延長する手続きです。
企業実務においては、「海外採用＝認定（COE）」「国内採用・留学生採用＝変更」となるケースが多いと整理すると分かりやすいでしょう。
2. 企業において申請が必要となる主なケース
企業が「在留資格変更許可申請」に関わるのは、主に以下の場面です。
ケース1：留学生の新卒採用
最も一般的なケースです。在留資格「留学」を持つ学生を採用し、卒業後に正社員として雇用する場合、「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」などの就労可能な在留資格へ変更する必要があります。
ケース2：国内転職者の採用（職種が変わる場合）
すでに就労ビザを持っている外国人を中途採用する場合でも、注意が必要です。 前職と業務内容が大きく異なる場合（例：コックとして働いていた人を、通訳・翻訳業務で採用する場合など）、現在の在留資格では新しい業務ができない可能性があります。この場合、業務内容に適合する資格への変更申請が必要です。 ※同じ職種・在留資格の範囲内での転職であれば、「変更」ではなく次回の「更新」で対応可能な場合もありますが、確実性を期すために「就労資格証明書」を取得するケースもあります。
ケース3：技能実習から特定技能への移行
「技能実習」を修了した外国人を、そのまま「特定技能」として継続雇用する場合も、在留資格の種類が変わるため変更申請が必要です。
3. 申請から許可までの流れと審査期間
標準的なスケジュール
1. 書類準備：企業側（所属機関）の書類と、本人（申請人）の書類を準備します。
2. 申請：居住地を管轄する地方出入国在留管理局へ申請します。
3. 審査：入管による審査が行われます。
4. 許可・証印：許可通知が届き、新しい在留カードが交付されます。
審査期間の目安
標準的な審査期間は2週間から1ヶ月程度とされていますが、申請内容や時期（特に留学生の就職が集中する春先）によっては1ヶ月～3ヶ月程度かかることも珍しくありません。 入社日（4月1日など）に間に合わせるためには、前年の12月頃から準備を始め、1月～2月には申請を済ませておくなどの計画性が求められます。
4. 審査における重要ポイント：なぜ不許可になるのか
在留資格変更は、単に書類を出せば通るものではありません。特に以下の「適合性」が厳しく審査されます。
学歴と職務内容の関連性（技術・人文知識・国際業務の場合）
ホワイトカラーの就労ビザでは、本人の「学歴（専攻内容）」と、入社後に従事する「職務内容」に関連性があるかが最重要視されます。 例えば、文学部出身者がITエンジニアとして申請する場合や、理系出身者が営業通訳をする場合など、大学での履修内容と業務に関連性が見出せないと判断されれば不許可となります。
業務内容の該当性（単純労働の禁止）
多くの就労ビザでは、工場でのライン作業や単純なホール業務などの「単純労働」は認められていません。 「特定技能」などの一部の資格を除き、専門知識を要しない業務内容で申請しても、「在留資格に該当しない」として不許可になります。
雇用条件の適正性
日本人従業員と同等以上の報酬額であることや、社会保険の加入状況、企業の経営安定性なども審査対象となります。
5. 絶対に守るべき「就労開始時期」のルール
企業担当者が最も注意すべきコンプライアンス上のポイントは、**「いつから働けるか」**です。
申請中は「新しい仕事」をしてはいけません
在留資格変更申請を行っても、許可が出て新しい在留カードを受け取るまでは、新しい業務内容で働くことはできません。 申請中であっても、本人の法的ステータスは「変更前の資格」のままです。 例えば、留学生が変更申請中に、許可を待たずにフルタイムの正社員として働き始めると「資格外活動違反（不法就労）」となり、最悪の場合、申請自体が不許可になるリスクがあります。
内定者への対応
したがって、入社予定日までに許可が下りなかった場合、許可が下りるまでは自宅待機とするか、あるいは資格外活動許可の範囲内（留学生なら週28時間以内）でアルバイトとして勤務させるなどの対応が必要です。見切り発車での就労開始は避けてください。
6. 自社申請か、行政書士へ依頼か
2026年現在、オンライン申請も普及しており、企業や本人が自ら申請することも可能です。しかし、リスク管理の観点から行政書士へ依頼する企業も多くあります。判断の目安を整理します。
自社・本人申請のメリット・デメリット
• メリット：専門家報酬がかからず、コストを抑えられます。
• デメリット：
◦ 理由書作成の負担：業務と学歴の関連性を説明する「理由書」の作成には専門的なノウハウが必要で、負担が大きいです。
◦ 不許可リスク：説明不足や書類の整合性が取れない場合、補正のチャンスなく不許可になるリスクがあります。
◦ 窓口対応の手間：オンラインを使わない場合、平日に長時間入管で待つ必要があります。
行政書士に依頼すべきケース
以下のようなケースでは、行政書士への依頼を強く推奨します。
• 業務内容と専攻の関連性が分かりにくい場合：文系出身のエンジニア採用など、論理的な説明書（理由書）の作成が不可欠なケース。
• 過去に不許可歴がある場合：リカバリーには高度な専門知識が必要です。
• 本業が多忙な場合：「申請取次行政書士」に依頼すれば、本人の出頭も原則不要となり、企業担当者の負担も大幅に軽減されます。
まとめ
在留資格変更許可申請は、外国人が日本でのキャリアを転換する際の極めて重要な手続きです。 「申請すれば許可される」というものではなく、学歴・職歴と業務内容の適合性を論理的に立証する必要があります。 不許可になると採用計画が白紙になるだけでなく、本人が帰国を余儀なくされる可能性もあります。
確実な許可取得とコンプライアンス遵守のために、不安がある場合は申請前に専門家である行政書士にご相談されることをお勧めします。